De trivdes ikke i åpent landskap

Noe av det første Christine Meyer gjorde da hun kom til Konkurransetilsynet som ny leder i 2010, var å bygge opp igjen de veggene som hadde blitt revet da åpent landskap ble innført noen år tidligere. Slik fikk hun eget kontor der hun blant annet kunne ta personalsamtaler i fred.

— Den typen saksbehandling våre jurister og økonomer driver krever høy konsentrasjon. De som mest åpent ga uttrykk for at de ikke trivdes i landskap var juristene. Det var nesten umulig å bevege seg i lokalet grunnet høye skillevegger der ingen så hverandre. I tillegg satt de med ørepropper. Det sier ganske mye, sier Meyer.

Tilbake til cellene

Medarbeiderundersøkelser i Konkurransetilsynet har ifølge Meyer vist god score med unntak av én faktor: fysisk arbeidsmiljø.

I 2016 flytter de 114 ansatte inn i nye lokaler sentralt i Bergen, og alle som vil (90 prosent av de ansatte) får cellekontor. De har vært bevisst valget av et langt og smalt lokale der dette kan gjennomføres.

Da Meyer skrev en kronikk i Dagens Næringsliv om at lovprisingen av åpne landskap går som en farsott i norsk næringsliv, fikk hun masse positiv respons. «Yes! endelig noen som går i den retningen også!» Men hun fikk også reaksjoner på at dette ikke var særlig lønnsomt.

— Vi skal ikke gjøre det for komfortabelt, slik at det blir små huler, men ha effektiv utnyttelse med ca. 8 kvadrat hver. Like mye plass avses de som velger åpent landskap, sier Meyer.

Mener de fleste kan få det til

Hun er ikke enig i at dette er et økonomisk spørsmål og mener de fleste bedrifter vil kunne få det til.

— Vi har høye lønninger i Norge. Det er en rar tankegang å skulle betale ut høy lønn, og ikke tilrettelegge for produktivitet – med egne kontor hvis det er det som er ønskelig. Du taper raskt det du sparer ved åpne kontorlandskap hvis produktiviteten går ned. Jeg får ikke regnestykket til å gå opp, og jeg er økonom, sier Meyer.

Les også:

Psykolog Oddvar Skjæveland i Mellomrom Arkitekturpsykologi er enig i at valg av kontorløsninger som ikke er tilpasset ansattes behov og arbeidsmetoder, kan gå på produktiviteten løs.

— Hovedproblemet ved åpne løsninger som fungerer dårlig, er at de er for like. Man trenger variasjon for at det skal fungere optimalt, sier Skjæveland.

Enkeltrom til utredertypene

Gjennom forskningsprosjektet «K2 – morgendagens arbeidsplass», som er finansiert av Forskningsrådet, samarbeider Sintef, Mellomrom og Arbeidsforskningsinstituttet om å finne ut hvilke fysiske utforminger, ny teknologi og arbeidspraksis som vil fungere best mulig.

Skjæveland deler opp ansatte i fire arbeidstyper: nettverksarbeideren, teamarbeideren, utredertypen og produsenten.

Les også:

— Utredertypen stiller jo helt andre krav enn teamarbeideren. Det må være variasjon i kontorutformingene for å fange opp alle typer ansatte. Man kan ha enkeltrom til utredertypene, grupper som arbeider skjermet og grupper med teamarbeidere som er mer eksponert.

— Men en viktig forutsetning for at det skal fungere, er hjelpsomhet på en dugnadsaktig måte. At man samarbeider slik at de avbruddene man må regne med veies opp av den hjelpen man får ved hurtig kommunikasjon, sier Skjæveland.

Les også:

Toppsjefene ut på gulvet

«Clean desk», «free seating», «stillerom» og «sosiale soner» er blitt det vanlige mantraet når kontorer skal fornyes. Ansatte i store bedrifter som DNB, Gjensidige, Telenor og Posten er blitt vant til å pakke ned sakene sine i et lite skap etter hver endt arbeidsdag og risikere ikke å få samme pult fra dag til dag. Selv toppsjefene i mange bedrifter har flyttet ut av «hjørnekontoret».

Trenden går mot såkalte aktivitetsbaserte arbeidsmåter – der ansatte flytter rundt i kontormiljøet ut fra hva de gjør, i stedet for å ha en fast arbeidsplass.

Observasjonene K2-teamet har utført, viser at man bruker en fast arbeidsplass 40–50 prosent i løpet av dagen.

Les også:

Kontoret er blitt en møteplass

Interiørarkitektene i Zinc har spesialisert seg på utforming av kontorlokaler for store bedrifter og har blant annet stått bak DNB-lokalene i Bjørvika og holder nå på å utforme Nordeas nye hovedkontor.

Nesten samtlige bedrifter de jobber med – to advokatkontorer er unntaket – ønsker åpne løsninger for å vektlegge «kommunikasjon og samarbeid».

— Når utviklingen har gått mot at vi i prinsippet kan jobbe hvorfra vi vil, legger bedriftene mer vekt på at kontoret skal fungere som en møteplass. Men det er fortsatt viktig å legge til rette for konsentrasjonsarbeid, sier daglig leder Stine Lanes Jensen i Zinc.

For dem begynner alltid jobben med en analyse og observasjon av brukerne, for å sikre at kontorlokalene skal fungere optimalt.

— Vi må koreografere bruken av lokalene slik at det passer de ansatte. Vi må finne ut hvem som skal sitte ved siden av hverandre, tilrettelegge for både konsentrasjonsarbeid og samarbeid, tenke plassering som ikke forstyrrer hverandre. Dette må planlegges ekstremt grundig og det finnes ikke en oppskrift som passer alle, sier Jensen.

Les også:

Én form passer ikke alle

Christine Meyer i Konkurransetilsynet synes det er en stor feil å tro at «one size fits all» og gå for det som er de rådende kontortrendene.

— Alle er jo ikke like, hverken som personer eller i form av arbeidsoppgaver. Noen jobber dårlig med mange inntrykk rundt seg, mens andre får energi av det. Det mener jeg man må ta hensyn til hvis man skal få det beste ut av hver ansatt.

Selv sitter hun nesten alltid med døren til sitt cellekontor åpen.

Les også:

Bedre arbeidsmiljø, men mer støy i landskap

Ansattes behov må kartlegges tidlig når nye kontorer skal utformes, mener Sintef-forsker.

Gjennom prosjektet K2 – Morgendagens arbeidsplass, har Sintef, Arbeidsforskningsinstituttet og Mellomrom Arkitekturpsykologi observert hvordan ansatte i flere norske bedrifter bruker arbeidsplassen, for å kunne finne ut hva den mest fornuftige måten å jobbe på er. Sintef har over mange år undersøkt via spørreskjema hvordan ansatte i et tyvetalls bedrifter opplever overgangen fra cellekontor til åpent landskap.

— Generelt er overgangen som forventet. De ansatte opplever at enkel kunnskapsdeling og samarbeid er blitt bedre. Arbeidsmiljøet er blitt bedre, og de trives bedre på jobb. Men støy er det store frustrasjonstemaet. Det blir vanskeligere med konsentrasjonsarbeid og konfidensialitet, sier Morten Hatling, seniorforsker ved Sintef og prosjektleder for K2. Han understreker at til tross for at det ofte ytres sterke meninger for og imot åpent landskap, finnes det få langvarige studier som lar seg overføre til norske arbeidsforhold, eller at det som finnes er utdatert.

Stillerommene blir ikke brukt

I sine observasjoner i fire norske bedrifter over halvannet år, har K2-gruppen sett at åpent landskap ikke nødvendigvis fungerer etter hensikten. Det ser for eksempel ut til at stillerom, som er ment som avlastning og tillegg til åpent landskap, i liten grad blir brukt.

— Vi så at stillerommene ble lite brukt. I én av bedriftene var de i bruk kun 2 prosent av arbeidstiden i løpet av en uke. Det tror vi er fordi de er for små, at de ikke er lydtette nok og at lys og ventilasjon er for dårlig, sier Hatling.

Vil se mer støydemping

Videre så de at cellekontorer ofte ble brukt som møterom, at det var overdekning av store møterom, og at sosiale soner i liten grad ble utnyttet.

— De ansatte, brukerne, må med tidlig i designprosessen for å sikre at byggene blir tatt i bruk på riktig måte. Det er det vi håper å få ut av dette prosjektet. De nye løsningene har veldig fokus på samarbeid, men jeg tror det må legges mer til rette for konsentrasjonsarbeid. Jeg tror vi om ikke lenge vil få et teknologisk gjennombrudd innen kontorutforming som gjør dette mulig, ved for eksempel mer aktivt støydempende utstyr, sier Hatling.