I et nakent kontorlokale på Alnabru står en daglig leder og tripper smånervøst. Kommer han snart?
— Jeg kan jo ikke ringe ham nå, det vil jo ødelegge alt, sier Finn Magnus Torall (27), gründer og daglig leder i utstyrsleverandøren Milrab.
Han venter på sin mangeårige kollega Stefan Eriksen Ihler i de splitter nye lokalene til bedriften Milrab.
Firmaet Torall selv har vært med på å starte, og som leverer slitesterkt utstyr til Forsvaret, Politiet og frilufts/jaktinteresserte.
Aldri sett hverandre
De to har jobbet sammen i nesten fire år. Eriksen Ihler fra østlandsområdet og Torall fra kontoret i Bergen. Men de har aldri sett hverandre, ikke engang sett bilde av hverandre (google-forsøk uten hell) eller så mye som snakket med hverandre på telefon eller videokonferanse.
All kommunikasjon med den grafiske designeren Eriksen Ihler, som har produsert alt fra reklamemateriell, webløsninger og annonser for det unge firmaet, har foregått via Skype chat og e-post.
Det har fungert så bra at designeren nå er fast ansatt på det nystartede Oslo-kontoret der de denne tirsdags morgenen venter spent på første møte ansikt til ansikt.
Den nye veteranen
— Vi har lurt veldig på hvordan han er og ser ut, og har vurdert å tegne fantomtegninger. Alle varianter har vært diskutert, sier Torall.
Han titter spent ut mot trappen hver gang det går i døren. Og der kommer han forsiktig inn i lokalene, 27 år gamle Stefan Eriksen Ihler, som nå har sin første arbeidsdag i ny, fast stilling som art director med gjengen han har vært en del av kun via tastetrykk. Det er gjensidige smil og smålatter, et håndtrykk og en rask omfavnelse før Eriksen Ihler blir introdusert til de andre på kontoret, og en smånervøs spenning avløses av mild lettelse.
— Det er en todelt følelse. Jeg er jo «veteran» i firmaet, men likevel ny på jobb i dag. Jeg kjenner dem jo, men likevel ikke, sier Eriksen Ihler.
Les også:
Gir frihet - holder på de ansatte
Kontor for første gang
Det er første gang han skal jobbe i et kontorfellesskap med kolleger. Han er vant til å jobbe med ansiktsløse kolleger virtuelt, ikke bare for Milrab, men også på prosjekter for utenlandske arbeidsgivere. Derfor blir det som er det mest naturlige for andre arbeidstager, en fast kontorplass, ganske eksotisk for Eriksen Ihler.
Nær 90 prosent av norske arbeidstagere sier de synes det er viktig eller svært viktig å få jobbe selvstendig (Arbeidslivsbarometeret til YS).
Det var nettopp det som gjorde at Eriksen Ihler mener samarbeidet har fungert så bra, og som har gjort virtuell kommunikasjon tilstrekkelig.
Les også:
Smertefritt
Med en laptop som utgangspunkt har han jobbet der det har passet ham.
— Selv om jeg har fått klare føringer på hva som skal gjøres, har jeg hatt en fri rolle på det kreative. Det har hendt et par ganger at det er småting som har vært litt uklart, men kommunikasjonsformen er blitt en rutine, sier Eriksen Ihler.
Sjefen hans synes det har gått smertefritt. Det krever at man er konkret og veldig tydelig i kommunikasjonen uten for mye snikksnakk, og at man beskriver alt detaljert.
— Det som har vært spennende med ansettelsesforholdet, er at man faktisk har klart å gjennomføre store, krevende oppgaver uten å sette av tid og ressurser på transport og reisetid. Fordelen ved dette er at all planlegging og diskusjon finnes skriftlig og er lett å lete opp hvis man lurer på noe, sier Torall.
Følg Aftenposten Jobb på Facebook!
- Uvanlig tilfelle
Organisasjonspsykolog Knut Ivar Karevold har jobbet mye med kommunikasjon og teamarbeid i bedrifter, og har ikke hørt om tilsvarende tilfeller, selv om digitaliseringen brer om seg.
— Virtuell kommunikasjon blir mer og mer vanlig på mange arbeidsplasser fordi medarbeidere og kompetansen sitter ulike steder i landet og i verden. Man sparer både tid og penger på å ikke reise. Men forskning viser økt sannsynlighet for misforståelser og dårlig samarbeidsklima som følge av virtuelt arbeid. Det er vanskeligere å forstå andres perspektiv, lettere å tro at andre ikke gjør som forventet. Mangel på informasjon om oppgavene og lite kjennskap til de andre som gjør oppgavene øker sjansen for at folk mener «de andre» skaper problemene og at man spekulerer i andres motiver, skriver han i en e-post fra Harvard.
Han er stipendiat her mens han samtidig jobber virtuelt med prosjekter i Norge.
Firmakultur
— Jeg vil tro eksempelet med den grafiske designeren er uvanlig i forhold til hvordan mange jobber virtuelt. Det høres ut som han har hatt unik ekspertise som ingen andre i virksomheten hadde, slik at han har kunnet jobbe mye på egen hånd, mener Karevold.
Han mener det generelt er lettere å jobbe sammen virtuelt etter at man først har etablert et arbeidsforhold ansikt til ansikt.
— Kommunikasjon dreier seg om utveksling av informasjon, men også mye om relasjoner og firmakultur. Folk kommuniserer egne oppfatninger basert på det de vet eller tror mottageren vil høre og kunne forstå. Derfor er det viktig å kjenne den man snakker til virtuelt, mener han.
Fortsatt på chat?
Eriksen Ihler, Torall og de andre kollegene i Milrab går baklengs inn i bekjentskapskjeden. De har tro på at det nå vil bli mer rom for idémyldring og raske avklaringer over kontorpulten som blir både effektivt og kanskje mer trivelig.
— Det blir jo spennende å se om vi fortsetter å skrive til hverandre på chat eller faktisk snakke sammen nå som vi skal sitte i samme lokaler, ler Torall.
Jobber virtuelt med dem vi kjenner
— Det å bruke ny teknologi som kommunikasjonskanal for å erstatte reiseutgifter og tidsbruk er veldig hypet i arbeidslivet, sier Lene Pettersen, stipendiat ved BI.
Hun er i ferd med å avslutte sin doktorgrad som omhandler digitale verktøy og samhandling og måten vi jobber på, med utgangspunkt i én stor internasjonal konsulentbedrift til stede i 23 land i Europa, Midtøsten og Afrika. Her ble en felles sosial medieplattform etablert for å legge til rette for samhandling på tvers av land og organisasjonsstruktur. Hun fant det motsatte.
— De virtuelle mulighetene økte ikke samhandling på tvers av arbeidsplattformer. Hovedmønsteret var at de man samhandlet online med, var de man snakket og samarbeidet med til vanlig, sier Pettersen.
Store kulturforskjeller
Hun har også sett hvordan arbeidskulturen i forskjellige land kompliserer kommunikasjonen virtuelt.
— I Tyskland vil man for eksempel med en prioritert liste fra 1–5 begynne med det høyeste tallet. Nordmenn svarer på e-post på en direkte måte som franskmenn ville synes er uhøflig. Det er så mange ulike normsystemer og skikker i arbeidskulturene i forskjellige land som gjør at det lettere kan oppstå misforståelser ved virtuell kommunikasjon, sier hun.
Effektiv, men fattig
Seniorforsker Asbjørn Grimsmo ved Arbeidsforskningsinstituttet mener kommunikasjonen kan bli mer effektiv, men fattigere med økt digitalisering.
— I vanlig samhandling bruker vi kroppsspråket til å understøtte kommunikasjonen. Denne muligheten mister man ved elektronisk kommunikasjon. God kommunikasjon er viktig for opplevelsen av det å høre til. I undersøkelser svarer ansatte at kollegafellesskapet nettopp er noe av det mest positive i arbeidsmiljøet. Jobber mange utenfor kontoret, bør man ha andre mekanismer som ivaretar det sosiale fellesskapet, sier Grimsmo.