Dette innebærer at det ikke er fritt frem for en arbeidsgiver å ta i bruk såkalte kontrolltiltak for å overvåke sine ansatte. Arbeidsgivers styringsrett innebærer at det i noen tilfeller likevel er tillatt å iverksette kontrolltiltak for eksempel for å verne virksomheten mot uønskede eller ulovlige handlinger.
Ulik karakter
Kontrolltiltak på arbeidsplassen kan ha ulik karakter – fra fysisk kontroll av vesker og rusmiddeltesting, til elektronisk overvåking. Elektronisk overvåking kan for eksempel skje i form av videoovervåking, kontroll av telefonbruk, e-post eller internettbruk.
Innføring av kontrolltiltak
Arbeidsgivers adgang til å innføre kontrolltiltak er et arbeidsrettslig spørsmål som reguleres av arbeidsmiljøloven.
Det følger blant annet av arbeidsmiljøloven at kontrolltiltak bare kan iverksettes når tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold. Dette innebærer at overvåkningstiltaket som arbeidsgiver beslutter må være nødvendig. Arbeidsgiver må derfor vurdere om andre mindre inngripende metoder vil være tilstrekkelig eller mer hensiktsmessig for å oppnå samme resultat.
Arbeidsgivers adgang til å innføre kontrolltiltak er et arbeidsrettslig spørsmål som reguleres av arbeidsmiljøloven.
«Uforholdsmessig belastning»
Videre skal ikke kontrolltiltaket innebære en uforholdsmessig belastning for de ansatte. Graden av overvåkingen skal stå i forhold til de problemer man ønsker å løse ved overvåkningen. Dersom det er iverksatt flere kontrolltiltak, må disse vurderes samlet. Hvor grensene går, må vurderes konkret i hver sak.
Merk at for overvåking av e-post og annet elektronisk utstyr finnes det en egen forskrift med særregler som innskrenker adgangen ytterligere.
Før kontrolltiltak settes i verk, skal de arbeidstakerne tiltaket gjelder for, ha informasjon om både formål, praktiske konsekvenser og sannsynlig varighet av kontrolltiltaket.
For å unngå at overvåkningen på arbeidsplassen blir permanent, stiller lovgivningen krav til at overvåkningen evalueres med jevne mellomrom. Dersom situasjonen endrer seg, slik at det ikke lenger er behov for tiltaket, skal det fjernes.
Behandling av personopplysningene
Dersom det kan innføres et kontrolltiltak i henhold til arbeidsmiljølovens regler, vil det i de aller fleste tilfeller også innebære en eller annen form for behandling av personopplysninger, for eksempel innhenting, lagring og videreformidling. Dette er det personvernrettslig spørsmål som først og fremst reguleres av personopplysningsloven og personvernforordningen.
Rettslig grunnlag
Før behandling av personopplysningene starter, må arbeidsgivere alltid ha et rettslig grunnlag for behandlingen. Jo mer inngripende en behandling er, desto vanskeligere er det for arbeidsgiveren å finne et rettslig grunnlag.
Som den klare hovedregelen kan arbeidsgivere ikke bruke samtykke fra den ansatte som et rettslig grunnlag for å innføre kontrolltiltak i form av overvåkning. Årsaken til dette er det ujevne maktforholdet mellom arbeidsgiveren og de ansatte, og at de derfor kan derfor føle seg presset til å samtykke.
Det mest relevante rettsgrunnlaget for å behandle personopplysninger gjennom kontrolltiltak, er en interesseavveiing.
Personvernforordningen
Arbeidsgiver har videre ansvaret for å følge reglene i personvernforordningen, som inneholder en rekke forpliktelser. Som eksempel har arbeidsgiver plikt til å gi arbeidstakeren informasjon om hvordan personopplysningene behandles.
Arbeidsgiveren skal aldri samle inn mer personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet med en behandling. Det er videre et viktig prinsipp at opplysningene ikke brukes til andre formål enn det som er angitt.