MANDAL:Kontorsjef Torbjørn Willumsen har beskrevet hvordan journalføringen finner sted. Kontrollutvalget mener Willumsens opplysninger tyder på at journalføringen virker betydelig mindre betryggende og har åpenbare svakheter i forhold til rutinene som skal gjelde. Samtidig sier utvalget at beskrivelsen fra Willumsen ikke er korrekt.— Det kan se ut som om vedkommende ikke er godt nok kjent med de rutiner som gjelder for området, selv om skriftlige rutinebeskrivelser foreligger. Dette kan i seg selv innebære en risiko for at ikke alle aktuelle dokumenter håndteres korrekt, skriver utvalget. De mener det er viktig at rutiner for postregistrering gjennomgås slik at man er sikret at alle medarbeidere er kjent med disse, og håndterer dem som rutinene tilsier.Rutinene er slik at sentraladministrasjonens og de ulike etatsarkivene betraktes som egne og selvstendige arkiver utfra arkivlovens bestemmelser. Dette betyr at post til og fra det enkelte arkiv journalføres hver for seg og omfatter både ekstern og intern post mellom de ulike kommunale arkiver. I tillegg påføres det manuelt på saksmappeomslaget henvisninger til andre saksmapper som helt eller delvis kan berøre samme saken.