KRISTIANSAND: Både journalister, næringslivet og privatpersoner bruker kommunenes offentlige postlister for å sjekke hvordan saker man er interessert i utvikler seg. Kristiansand kommune var tidlig ute med søkbare postlister, som man har hatt siden 1998. Men nå har systemet vært nede siden slutten av januar. Og hos Vest-Agder fylkeskommune ble det siste dokumentet lagt inn i systemet i starten av november i fjor.

— Dette er for dårlig, rett og slett, sier kontorsjef Arne Karlsen i fylkeskommunen.

Fylkeskommunen lar simpelthen være å betale for den aktuelle programvarelisensen fra firmaet Software Innovation.

— Vi har jo ikke fått det vi betaler for, slår han fast.

Venter på oppgradering

KONTORSJEF: Arne Karlsen i Vest-Agder fylkeskommune Foto: Odd Inge Uleberg

For å opprettholde mulighet for innsyn i hva som rører seg i fylkeskommunen, sendes nå journalen ut på e-post til redaksjonene. Men denne er ikke søkbar, og er heller ikke tilgjengelig for andre enn journalister.Dermed fører dataproblemene til at fylkeskommunen er mindre åpen enn den ønsker å være.

— Når får dere fikset dette?

— Forhåpentligvis i mai eller juni. Da skal vi få en oppgradering av systemet, sier Karlsen.

Undersøker saken

Hos Software Innovation som leverer tjenestene, var det vanskelig å få svar i helgen på hva som har sviktet.

— Det er helg og vinterferie, og jeg kjenner ikke alle prosjektene våre i så detaljert grad. Men når en kunde uttrykker misnøye med en løsning fra oss, tar vi det alvorlig. Jeg skal undersøke saken straks, sier konsernsjef Torstein Harildstad.

5000 bestillinger i året

I Kristiansand kommune inntraff problemene 30. januar, da man stengte det gamle systemet og skulle fase inn et nytt system basert på en såkalt nettsky-løsning. Det innebærer fjernlagring av en del av kommunens data, blant annet postjournalen.

Rundt lanseringen skjedde en tabbe. Fædrelandsvennen skrev 5. februar om to Nav-klienter som på grunn av feilen ble identifisert i den åpne postjournalen.

Siden har kommunens nye løsning ikke vært tilgjengelig for offentligheten.

— Det er jo drøyt fem tusen dokumenter som bestilles og utleveres hvert år. Så når løsningen ikke fungerer slik den skal, er det klart dette betyr litt. Det er mest journalister som bruker dette, men også andre, sier leder av Dokumentsenteret, Grethe Gavelstad.

Må kvalitetssikre

Kommunen er lovpålagt å ha en tilgjengelig postjournal, men er ikke nødt til å ha den søkbar på nett. Dette er en service de fleste offentlige etater har valgt å gi allmennheten for å bidra til mer åpenhet om sin virksomhet.

Gavelstad er opptatt av å finne løsninger for kvalitetssikring av informasjonen før den fjernlagres i "nettskyen". Tidligere gikk dokumentsenteret manuelt gjennom all informasjon hver morgen før dette ble publisert i journalen.

— Det kan være alt fra personvernting, slik dere skrev om nylig, til gale oppføringer eller skrivefeil. Vi er svært opptatt av kvalitetssikring. Derfor vil vi ikke ta i bruk den nye løsningen før vi er helt sikre på at det fungerer slik det skal.