I mer enn ti år har vi i Kristiansand hatt ett av landets fremste samarbeidsprosjekter innen arkivfeltet – Arkivsenter sør. Samlokaliseringen på Presteheia og samarbeidet mellom Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) og Statsarkivet i Kristiansand har vært ubetinget vellykket, både med hensyn til faglige resultater, økonomiske fordeler og ikke minst tilbud til publikum.
Statsarkivet i Kristiansand er en del av det statlige Arkivverket og IKAVA er et selvstendig interkommunalt selskap eid av Vest-Agder fylkeskommune og alle kommunene i Vest-Agder. De to institusjonene har vært samlokalisert siden 1997 og tar vare på arkivene etter henholdsvis statlig og kommunal/fylkeskommunal virksomhet. Statsarkivet drevet med dette siden 1935, og IKAVA har hatt denne lovpålagte oppgaven siden eierne gjorde vedtak om det i 2004. Arkivsenter sør er et kultursenter, med en utrolig samling av dokumentasjon av Agders befolkning og kultur gjennom hundrevis av år. Her er ca. 60 millioner sider som alle er unike spor etter levd liv, både for høy og for lav gjennom vår regions siste 500 år. Men det er ikke bare et kultursenter som sikrer våre etterkommere informasjon, glede og nytte av tidligere slekters liv og virke i Agder. Det er heller ikke bare en database for Agders kultur – en viktig del av vår kultur er å dokumentere vår virksomhet, enten som enkeltpersoner eller som virksomheter. Det er også et dokumentasjonssenter for våre rettigheter. Arkivsenter sør dokumenterer enkeltpersoners rettigheter, både i forhold til hverandre, men og i deres forhold til stat, fylke og kommune.
Her finner de tidligere barnevernsbarn opplysninger om hvordan det offentlige har behandlet dem, hvor de har vært, hvem de har bodd hos og hvorfor barnevernet grep inn, eller ikke grep inn, i livet deres. Her finner vi de gyldige rettsdokumentene som viser hvor grensene for eiendommen vår egentlig går, hva slags rettigheter bestefar egentlig overførte til de som kjøpte hyttetomt på gården hans. Har de virkelig rett til å gå over tomta vår? Andre brukere er slektsforskere, skolebarn, lærere, studenter og forskere ved universitetet, journalister, eiendomsmeglere og offentlig byråkrati.
Alt er samlet på ett sted: Informasjonen vi alle før eller siden trenger noe av, enten det er stat, kommune eller fylkeskommune som har produsert den. Publikum har ett sted å henvende seg når de trenger dokumentasjon eller historiske opplysninger. Her er statlige, kommunale og store mengder private arkiver fra hele Agder.
Kompetansen er også samlet her. På Arkivsenter sør kan de ansatte sammen bistå sine brukere og personalet kan også bistå hverandre i sitt arbeid. Resultatet? Bedre tjenester, og mer effektiv, kostnadsbesparende og god behandling av både brukere og arkiver. Samarbeidet er i tråd med nasjonale føringer om å satse på arkivsentre som oppbevarer alle former for arkivmateriale. Vest-Agder er blant de stedene i landet som har kommet lengst på dette området.
Samarbeidet på Presteheia står foran et veiskille. Begge institusjonene har et stort behov for større lokaler for å kunne yte fullgod service til sine eiere og oppdragsgivere. I løpet av de nærmeste årene vil magasinene være fylt til randen og den konkrete planleggingen av en utvidelse må komme i gang så raskt som mulig. Statsarkivet har anslått sine behov til ca. 9.000 hyllemeter. For å tilfredsstille eierkommunenes plassbehov for sitt eldre og avsluttede materiale, trenger IKAVA ytterligere magasinplass til 8.000 hyllemeter arkiver. Samlet har institusjonene et utbyggingsbehov på ca. 2.250 kvm.
De fleste forutsetningene for utbygging er på plass. Tomta har tilstrekkelig plass til utvidelse, kommunene har forpliktet seg til å finansiere sin del av utbyggingen, begge institusjonene har et dokumentert behov for større plass, faglige fordeler er godt dokumentert, fordelene for publikum er åpenbare, et velfungerende samarbeid er etablert og har muligheter for videreforedling, økonomiske innsparinger for alle parter er opplagte, prosjektet er i tillegg unikt i landsmålestokk og vil bidra til at kommunene får arkivlokaler som tilfredsstiller lovkravene. Dersom den samlede utbyggingen ikke kommer, vil IKAVA måtte bryte opp fra samarbeidet, etablere eget bygg, og dermed måtte si farvel til faglige, økonomiske og samfunnsøkonomiske gevinster for publikum, kommunene i Vest-Agder, IKAVA selv og for statsarkivet.
Hva mangler for at prosjektet skal kunne overleve? Vi mangler et konkret løfte fra sentrale myndigheter som vil gjøre det mulig for IKAVA å bli værende i samarbeidet til et utvidet Arkivsenter sør kan tas bruk. En forpliktende uttalelse på at statlige myndigheter vil finansiere den statlige delen av bygget – et bygg den statlige parten trenger like sårt som den interkommunale. For å få et statlig vedtak, er tydelig støtte fra det politiske miljøet i Vest-Agder nyttig, ikke minst på fylkeskommunalt nivå, gjerne også fra våre lokalt valgte stortingspolitikere.
Fylkeskommunale politikere uttalte seg nylig meget positivt om utvidelsesplanene, men poengterte at prosjektet ikke må gå på bekostning av andre regionale kulturbygg i Vest-Agder. Summene Kulturdepartementet må ut med til utvidelsen av Arkivsenter sør er ganske små i forhold til bidragene til regionale kulturhus. Her er det sentralt at statens bidrag vil fordeles over flere år i form av økt husleie til Statsbygg og ikke belaste Kulturdepartementets budsjett med en stor engangssum.
Vi frykter nå at presiseringen av rekkefølge fører til at departementet oppfatter Vest-Agders politikere dit hen at Arkivsenter sør må vente til alle regionale kulturbygg i Vest-Agder er ferdig finansiert. Hvis Kulturdepartementet dermed nøler med sitt vedtak, vil dette kunne velte et unikt samarbeid som ellers har vært preget av politisk enstemmighet i alle Vest-Agder-kommunene.