«Vi er en motivert og fagkompetent gjeng. Vi er målrettede, og vi liker å le. Likevel får vi ikke til gode, effektive møter. Jeg skulle ønske vi alle kunne nøye oss med å si ting bare en gang, i stedet for å gå i ring i diskusjoner.»

Utsagnet kom fra en av høstens oppdragsgivere, da vi forberedte vår workshop om møtekultur og møteledelse. Høsten betyr møtetid, og mange prosjekter skal startes eller avsluttes. Dagene blir kortere, og fridagene færre – mens møtene blir flere og lengre i de tusen møterom.

Å møte hverandre er noe av det viktigste vi gjør – og likevel er det en av tre aktiviteter som troner på topp som tidstyv i arbeidslivet, uavhengig av bransje.

Jeg opplever svært ofte at når noen våger å adressere denne utfordringen internt, viser det seg at de fleste i en avdeling eller i et team ønsker seg strammere struktur, klarere mål og tydeligere mening med møtene sine. Det handler om kultur, og det kan være fint å etablere noen felles kjøreregler for hvordan dere ønsker å ha det.

Dette innlegget ble først publisert på bloggen til Cecilie Thunem-Saanum

Her kommer fem effektive og gjennomførbare tips for bedre samspill i høstens møter.

Husk at tipsene også fungerer utenfor jobbarenaen – nå når mange av oss går i gang med sesongens foreldremøter, dugnadsmøter og andre sosiale fora hvor oppgaver skal vedtas og fordeles:

Skap en god start To elementer bør være med ved møtestart: 1. Begynn ethvert møte med å uttale mål med møtet. 2. Fortell hvor lenge møtet varer med et kort « ... og vi er ferdige klokka 11.00, slik det står innkallelsen».

Alle møtedeltakerne har forhåpentligvis sett agenda og tidsramme, men det er noe helt annet å høre det uttalt når alle sitter sammen rundt møtebordet. Det forplikter med, både når det gjelder å holde seg til tema, og for tidsbruk.

Med en slik start skjerpes både møteleder og møtedeltakere, og det er mindre sjanse for at diskusjonene sklir ut. Alle er jo enige om når møtet skal være ferdig, og bruker det som referanseramme sammen men et tydelig mål for hvorfor dere er samlet. Da kommer gjerne uttalelser som «Om vi skal være ferdig til klokka 12 slik vi sa, så må vi komme videre.»

Vær tydelig på hva som er høyest prioriterte saker Spør møteleder hva som er viktigste saker på dagens agenda, dersom sakslista er lang eller sakene kan virke komplekse. Er du selv møteleder, unngå å lage en agenda som du ser at det blir vanskelig å komme gjennom med gitte tidsrammer.

Del heller opp i flere, kortere møter – da sikrer du også at det kun kalles inn møtedeltakere som er direkte involvert, og dermed engasjert, i agendaen.

Se alle som sitter rundt møtebordet Pass på å inkludere alle som du er i møte med. Sørg for blikk-kontakt, også med dem du er uenig med eller ikke kjenner så godt. En klassisk felle er å bli opptatt av å se på beslutningstaker eller leder, og dermed ubevisst utelukke mange av møtedeltakerne. Mennesker vil bli sett, og opplevelsen av inkludering er en forutsetning for god tone og gjensidig respekt.

Vær kort, konkret og spisset – og unngå å gjenta deg selv Hva er ditt hovedbudskap eller viktigste argument? Vær forberedt, slik at du tydelig kan fremme det du mener er viktigst i en diskusjon. Og så kommer den vanskelige øvelsen; slipp andre til, når du har sagt ditt. Svært ofte kommenterer mange av oss motargumentene vi får ved å gjenta oss selv. Slapp av, de andre vet hva vi mener.

Lukk munnen ofte nok, og la de andre slippe til med sine argumenter – også dem som er uenige. På den måten oppleves vi som mer lydhøre. Det skaper tillit og god tone, framfor at de andre opplever at vi forsøker å hamre inn vårt syn. En slik kommunikasjon virker som regel mot sin hensikt.

Dette er en krevende øvelse for mange av oss, spesielt dersom vi brenner for noe og har følelser involvert i en sak. Likevel, tren på å la de andre komme til orde oftere i opphetede diskusjoner. Det gagner både deg og budskapet ditt.

Avslutt med stil «Attend to the end» er et godt tips å ta med seg (fra Dick and Emily Axelrod). Hvordan vi starter og hvordan vi avslutter er vel så viktig som hva som skjer i selve møtet.

Det er fort gjort å tenke at «Nå er beslutningen tatt, la oss komme i gang.» Men, vent litt. Når vi først har investert tid og energi i møtet, er det dumt å bli brå på tampen.

Hold en god tone helt til slutt, og sørg for å ha med tre elementer før dere avslutter: 1. En kort og konkret oppsummering om hva dere har vedtatt 2. En tydelig konklusjon om hva som er neste steg, og hvem som har ansvar for det 3. Ta dere tid til å reflektere over hvordan møtet har vært

De tre punktene kan trenes inn som en rutine for ethvert møte, og bidrar til at også møter med opphetede diskusjoner får en fin avslutning.

Ha en fin møtehøst, med implementering av gode rutiner for en enda bedre kommunikasjon og kultur.

Les flere innlegg av Cecilie Thunem-Saanum i Lokalkulturen her