Tidsbruk: Unngå å forklare for mye

Høsten gir oss en gyllen sjanse til å lage nye, gode vaner.

Brukergenerert innhold

Så er vi her igjen – i september. Da er definitivt høsten på plass, og det betyr hverdag for de aller fleste av oss.

For meg er oppstart etter sommeren på mange måter større enn nyttår. For, med høsten kommer gjerne en ny hverdagstakt. Endringene er større nå. Over nyttår tar vi ofte fatt på hverdagen der vi slapp den rett før jul.

Når sesongen sveives i gang etter sommeren, er det et nytt skoleår, nye treningstider, nye rutetider. Hverdagen byr på endring og nye rutiner for mange. Det gir oss en gylden sjanse til å lage nye, gode vaner.

Dette innlegget ble først publisert på bloggen til Cecilie Thunem-Saanum

Unngå å forklare for mye

En av de vanligste tidsstyringstabbene jeg møter i min jobb er behovet for å rettferdiggjøre egne valg overfor omgivelsene. Spesielt vanlig er det å ville forklare hvorfor vi ikke kan stille på et møte, være med på vennemiddag eller rekke en tidsfrist. Vi vil så gjerne bli likt, gjøre alle til lags. I vår iver etter å få til alt, forklarer vi i stykker både tillit og troverdighet, ved å gi ut hver eneste prioritering.

Vi gjør det i beste mening, mens vi glemmer noe viktig: At folk flest er ikke opptatt av hvorfor vi ikke kan stille. De ser verden fra sitt perspektiv, og vil vite når vi er tilgjengelige for det møtet eller den middagen.

I vår iver etter å få andre til å forstå, ser vi ikke at det eneste vi oppnår er å skuffe den andre. For, når en kollega sier at «jeg har ikke tid til å sparre nå, for jeg har lovet Hilde en rapport før klokka 12»; hva er det egentlig han sier da? At «Hilde er viktigere enn deg».

Det samme gjelder når vi takker nei til en invitasjon fra venner en lørdagskveld, og begrunner det med at «Jeg skal lage pizza med familien da».

Uansett hvor empatiske og hyggelige menneskene rundt oss er, vil de oftest se ting fra sitt perspektiv og dermed være uenige i prioriteringene våre: «Hilde kan vel vente en halvtime, jeg står jo her», tenker kollegaen. Og, «Du kan jo lage pizza med familien en hvilken som helst annen kveld», er vennenes respons.

Så forsøker de å hjelpe oss og legge til rette for at vi kan stille opp. De gjør det i beste mening – fordi de ser vår situasjon slik de ville håndtert den.

Så, nå når høsten ruller inn: Sørg for å holde på prioriteringene dine, og la være å forklare for mye om hvorfor du ikke kan stille. Svært få har behov for å vite årsaken, med mindre det er din nærmeste leder, en partner eller andre som er svært tett på livet ditt.

Her er noen flere tips for å takle travle dager:

Husk tidsbuffere
Beregne alltid et kvarter før og etter avtaler når du fyller opp kalenderen. Da unngår vi å være den som alltid kommer for seint, eller som halser etter bussen i siste liten.

La telefonen ringe
Våg å være utilgjengelig litt oftere. De aller fleste forstår at du er opptatt, og det er bare noen få personer og situasjoner som gjør at du må kunne nås til enhver tid.
Det er mye hyggeligere at du ringer tilbake om litt, enn at du svarer telefonen med en fraværende stemme bare for å si: «Jeg har ikke tid nå».

Ta hensyn til egen kapasitet
Husk at ledig tid i kalenderen trenger ikke å bety ledig kapasitet. Noen har større kapasitet enn andre til å være sosial, delta på møter eller jobbe overtid. Finn din kapasitetsbegrensning, og respekter den. Når vi går på akkord med hva vi makter, forringes både kvaliteten på det vi gjør og trivselen vår.

Våg å velge bort
Å prioritere handler om å våge å velge bort. To prioriteringsspørsmål hjelper meg når det føles som om alt haster og alt er viktig: 1. Hva har størst verdi? 2. Hva får størst konsekvens om jeg lar være å gjøre det? Disse spørsmålene bruker jeg både på jobb, og for å være den mammaen som jeg ønsker å være.

Ting tar den tiden vi gir dem: Sett tidsfrister for deg selv
Del dagen inn i faser, med tidsfrister for de ulike gjøremålene: «Nå svarer jeg mail fram til kl. 09:00, og da går jeg i gang med rapporten». Ting tar den tiden vi gir dem, og når vi vet at vi har begrenset med tid bruker vi den ofte mer effektivt. De viktigste mailene blir besvart, og resten kan vente til neste mail-etappe. Har vi hele formiddagen på oss, vil vi håndtere innboksen mindre effektivt og både tiden og oppgavene flyter ut.

Ta pause ofte nok
Husk å ta hyppige, små pauser – helst stående. Vi fokuserer best om vi får jobbe konsentrert i korte økte – med mindre vi er i den berømte flytsonen. Små avbrekk gjennom dagen sørger for at vi holder hodet klart, noe som igjen gjør at vi leverer kvalitet og opplever mestring.

Ha en fin og travel høst – med mange tidsbuffere.

Les flere innlegg av Cecilie Thunem-Saanum i Lokalkulturen her