Digital møtekultur og møteledelse

Hvordan skape en god og effektiv møtekultur – også digitalt?

Brukergenerert innhold

BLOGG: Spørsmålet er høyaktuelt, og mange har gått langt utenfor komfortsonen og inn i nye kommunikasjonsformer de siste dagene og ukene.

Det er rørende å se hvordan lærere, ledere og helsepersonell er noen av dem som nå våger å kaste seg ut i digital kommunikasjon etter «prøve- og feile»-prinsippet. For her er det ikke tid til opplæring. Her gjelder virkelig «learning by doing».

Læringskurven har vært bratt for mange av dem som jobber i bransjer hvor nettmøter, nettundervisning og sosiale, digitale treff har vært lite utbredt. Likevel har mange på modig vis valgt å bli med på den digitale bølgen. Det er imponerende.

Dette innlegget ble først publisert her

Aldri har vi vel verdsatt analoge møter mer enn nå, når de fleste av oss ikke kan møtes som før. Jeg er sikker på at vi kommer til å sette enda mer pris på friheten og fysiske møter etter denne fasen. Men jeg tror også at vi innen den tid har tatt noen riktig store steg mot flere digitale møter i hverdagen – både på jobb og på privaten. «Ring meg» er ut, «sees snart» (digitalt), kan det fort bli mer av.

Her er noen tips for å bli tryggere på de digitale møtene – om det er via web, video eller live streaming. Mange av tipsene fungerer godt til både undervisning, møter og uformelle, digitale treff. Plukk dem som passer for deg.

Fiks det viktigste først: lyden

Det er sjelden jeg sier det, men i digital sammenheng er det definitivt dette som gjelder: Lyd er det aller viktigste – viktigere enn bilde. Sjekk ut lyden ved å gjøre opptak i det rommet du skal ha møtet i.

Sørg for en god mikrofon, stabilt og raskt nett. Unngå store rom som lett gir gjenklang. Et lite grupperom eller stillerom på jobb fungerer godt. På hjemmekontoret er det fint å plassere seg i et rom med møbler og tekstiler – som gardiner, eller en sofa. Unngå å plassere deg i hjørner. Da fanges lyden litt og blir hul, eller gir gjenklang.

Pass også på at du så langt det er mulig unngår bakgrunnsstøy som stemmer, maskiner som bråker eller annet. Selv har jeg mer enn tre meters takhøyde på kontoret – noe som skaper en hul lyd. Løsningen da er å bruke en god studiomikrofon.

Og så er det en ting til: Skru av lyd på alle varsler, og sett telefonen i flymodus.

Ha godt lys

Ha godt lys, og nok lys, som ikke er for gult eller kaster mye skygge. Unngå også direkte sollys. Det aller beste lyset får du dersom du har dagslys som faller på ansiktet. Husk da på at du aldri setter deg med ryggen til vinduet. Da sees bare konturene av deg, og lyset blir blendende for dem som sitter og ser på.

Vær bevisst på klesvalg og bakgrunn

Bruk ensfargede klær. Unngå mye mønstre, eller noe som drar oppmerksomheten bort fra deg og ditt budskap. Spar den prikkete skjorta eller den litt dype utringningen til en annen anledning.

Sørg for en rolig bakgrunn, slik at bildet ikke støyer og tar fokus bort fra dialogen.

Å rydde bort bøker, hverdagsrot eller annet som kan fange for mye oppmerksomhet er fint.

Microsoft Teams har en funksjon hvor du kan duse ut omgivelsene.

Se inn i kamera

En vanlig feil er å se på ansiktene til dem du møter digitalt. Det de ser da, er en person som ser uengasjert ut. Skal du få oppmerksomheten deres, må de føle seg sett. Så, se i kamera, slik at mottaker får følelsen av øyekontakt.

Husk også på å få kamera opp i øyehøyde, slik at du unngår å sitte og se ned på linsen. Da unngår du uheldige distraksjoner – som at dem du møter sitter og ser opp i neseborene dine.

Bruk bøker, en liten kasse eller annet som du setter skjermen din på. Jeg pleier også å senke kontorstolen litt, for å få en god kameravinkel.

Sørg for en god start

Les opp sakslista, og si ifra fra start hvor lenge møtet skal vare. Selv om alle har fått innkallingen i forkant, har det en helt annen effekt når alle hører det samme samtidig. Da blir det lettere å holde seg til sakene, og unngå å skli ut – og det blir letterer å holde tiden.

Del det visuelle

Dersom du har visuelle elementer å vise fram – som for eksempel statistikk, eller byggetegninger, del dem via skjermen. Slik sikrer du at alle henger med hele veien. Dersom folk ikke ser det du snakker om, ramler de ut av dialogen – også når det du snakker om i utgangspunktet er relevant for dem.

Husk bare å slå av varsler for epost, chat etc., slik at du unngår å dele mer enn du har lyst til.

Gi hverandre så like premisser som mulig

Ofte sitter flertallet samlet i et møterom, mens et par personer logger på fra et annet sted, når virtuelle møter avholdes. Det kan føles ekskluderende, og de få som ikke sitter med resten av fellesskapet går glipp av store deler av kommunikasjonen som skjer mellom de andre deltakerne. Da er det lett å føle seg utenfor, og å mentalt logge av møtet og fellesskapet.

Vis hensyn ved å møtes digitalt fra hvert deres kontor, framfor å la ti personer deler kaffe og småprat, mens en eller to sitter alene via web.

Vær vennlig, tydelig og direkte

Når vi møtes virtuelt, kan det være en utfordring å vite hvem som tar ordet, og når en kan bryte inn med en kommentar. Unngå å snakke i munnen på hverandre, eller å skape usikkerhet ved at andre ikke vet hvem som snakker. Start alltid dine innlegg eller kommentarer med å si navnet ditt tydelig.

Det er også effektivt å henvende seg direkte til en møtedeltaker ved å si vedkommende sitt navn, for deretter å stille spørsmålet eller svare på en kommentar.

Dersom stillhet oppstår, er det en gylden anledning til å oppfordre til å stille spørsmål eller invitere til en kommentar.

Vis engasjement

En forutsetning for god dynamikk, og for å klare å engasjere er å selv være engasjert. Det er vanskeligere å vise engasjement via skjerm, og det er derfor ekstra viktig å være bevisst på egen kommunikasjon.

Bruk hender og vis ansiktsuttrykk. Våg å overdrive gester og mimikk – og våg å være ganske tett på kamera. Når du kommer nærmere kamera, får du lettere oppmerksomheten fra dem du snakker med.

Ta snakkepauser

Senk snakketempoet ditt noe, pass på tydelig uttale – og ta en kort snakkepause i ordstrømmen din. Da får de andre tid til å fordøye ditt budskap. Stillheten gir også anledning til å stille spørsmål eller kommentere det som er blitt sagt.

Slik holder du på oppmerksomheten, og dem du møter forblir engasjert.

Ha korte, effektive møter

Digitale møter krever større grad av aktiv tilstedeværelse – med mindre du bruker pauseknappen

Test før du starter

Sjekk lyd, hvor du er i bildet, at nettet fungerer. Unngå å bruke andres tid på å ordne det tekniske, vit hvordan det fungerer i forkant. Og, sørg for at alt virker i god tid før møtet starter. Det hjelper ikke at det virket sist du brukte utstyret.

Vær klar før tiden

Om du møter til avtalt tid, slik vi ofte gjør analogt, kommer du til å være sein til ditt digitale møte. Det tekniske tar nesten alltid mer tid enn vi tror.

En gylden regel er: Kommer du presis til ditt digitale møte, kommer du for seint.

Til slutt:

Vær sjenerøs og tålmodig med dem som synes all denne teknologien er mye å forholde seg til. Vær den som rådgir, støtter og anerkjenner. Husk at den virtuelle nybegynneren kan mye annet, som du ikke kan.

Lykke til med nye møtearenaer, ta godt vare på hverandre.

Les flere innlegg av Cecilie Thunem-Saanum her